Info IA Québec

Contexte

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La présente politique a pour objectif d’assurer la protection des renseignements personnels et d’encadrer la manière dont Info IA Québec les recueille, les utilise, les communique, les conserve, les détruit ou les gère de toute autre façon. Elle vise également à informer toutes les personnes concernées de la façon dont Info IA Québec traite les données sensibles. La politique couvre aussi le traitement des renseignements personnels recueillis par Info IA Québec par des moyens technologiques.​

 

Conformité aux lois applicables

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Info IA Québec s’engage à protéger vos renseignements personnels conformément aux lois applicables au Québec et au Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Ces lois encadrent la façon dont les organisations privées recueillent, utilisent, communiquent, conservent et détruisent les données personnelles. Nous appliquons les dix principes de traitement équitable de l’information prévus par la LPRPDE, incluant le consentement éclairé, la collecte limitée aux fins nécessaires, la sécurité des données, l’exactitude des renseignements et le droit d’accès. Ces principes guident chacune de nos actions afin de garantir que vos données soient traitées avec transparence, intégrité et respect, tant dans nos échanges communautaires qu’à travers nos outils technologiques.

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Portée et définitions

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La présente politique s’applique à Info IA Québec, y comprise toute personne ou entité fournissant des services en son nom. Elle encadre la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la gestion de tous les renseignements personnels, que ce soit par l’entremise de son site Web, des plateformes qu’elle contrôle ou dans le cadre d’interactions avec ses clients, membres de la communauté, consultants, employés ou visiteurs.

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Un renseignement personnel est toute information qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne, comme son nom, son adresse courriel, son adresse postale, son numéro de téléphone, son sexe, ses renseignements financiers ou médicaux, son origine ethnique ou sa langue.

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Un renseignement personnel sensible désigne une information associée à une attente raisonnable élevée en matière de vie privée comme des données médicales, bancaires, biométriques, l’orientation sexuelle, les croyances religieuses, les opinions politiques ou l’appartenance philosophique.

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Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et depuis le 22 septembre 2023, les informations liées à l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise, comme le nom, le titre, l’adresse professionnelle, l’adresse courriel et le numéro de téléphone au travail, ne sont pas considérées comme des renseignements personnels, pas plus que les informations rendues publiques par la loi.

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Cette politique s’applique également aux renseignements recueillis par des moyens technologiques et témoigne de notre engagement à protéger la vie privée dans tous les contextes.

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Collecte, utilisation et communication des données

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Info IA Québec est l’unique propriétaire des renseignements recueillis sur ce site Web. Nous ne collectons que les données fournies volontairement par les visiteurs, et nous ne vendons ni ne partageons ces informations avec des tiers sans un consentement éclairé.

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Consentement

 

De manière générale, Info IA Québec recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf exception prévue par la loi. Dans certaines situations, le consentement peut être implicite, par exemple lorsque la personne fournit volontairement ses renseignements après avoir été informée, par la présente politique, de l’usage et de la communication qui en seront faits aux fins précisées. Cette politique et les renseignements qu’elle contient sont donc mis à la disposition de la personne concernée au moment de la collecte.

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D'ordre général, Info IA Québec doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de recueillir ses renseignements personnels auprès de tiers, de les leur communiquer ou d’en faire un usage secondaire. Toutefois, Info IA Québec peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi, et selon les conditions qui y sont énoncées. Les principales situations dans lesquelles Info IA Québec peut agir sans consentement sont décrites dans les sections pertinentes de la présente politique.

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Droit d’accès et retrait du consentement

 

Pour exercer son droit d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit transmettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels d’Info IA Québec, à l’adresse courriel indiquée dans la section « Approbation » ci-dessous.

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Sous réserve de certaines restrictions légales, toute personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels détenus par Info IA Québec, ainsi que leur rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elle peut également demander à Info IA Québec de cesser la diffusion de renseignements personnels la concernant, ou de désindexer tout lien hypertexte associé à son nom permettant d’y accéder par un moyen technologique, lorsque cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elle peut faire de même, ou demander le réindexage du lien hypertexte, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont remplies.

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Le responsable de la protection des renseignements personnels d’Info IA Québec doit répondre par écrit à de telles demandes dans les 30 jours suivant leur réception. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale sur laquelle il s’appuie. La réponse doit également indiquer les recours prévus par la loi ainsi que les délais pour les exercer. Au besoin, le responsable doit aider la personne à comprendre le refus.

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Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, la personne concernée peut en tout temps retirer son consentement à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels recueillis. Elle peut également demander à Info IA Québec quels renseignements sont recueillis à son sujet, à quelles catégories de personnes ils sont accessibles au sein d’Info IA Québec, et combien de temps ils sont conservés.

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Collecte de données

 

Dans tous les cas, Info IA Québec ne recueille des renseignements personnels que si elle a un motif valable de le faire. De plus, la collecte se limite aux renseignements nécessaires pour atteindre l’objectif poursuivi. Il est important de noter que les services et programmes d’Info IA Québec ne s’adressent pas aux mineurs. De manière générale, Info IA Québec ne recueille pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (le cas échéant, aucune collecte ne peut être effectuée sans le consentement d’un parent ou tuteur).

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Collecte auprès de tiers : Info IA Québec peut recueillir des renseignements personnels auprès de tiers. À moins qu’une exception ne soit prévue par la loi, Info IA Québec demandera le consentement de la personne concernée avant de recueillir des renseignements personnels à son sujet auprès d’un tiers. Si les renseignements ne sont pas recueillis directement auprès de la personne concernée, mais par l’entremise d’une autre organisation, celle-ci peut demander à Info IA Québec de lui indiquer la source de ces renseignements.

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Dans certaines situations, Info IA Québec peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès de tiers sans le consentement de la personne concernée, lorsqu’elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire, et que :

a) la collecte est dans l’intérêt de la personne concernée et qu’il n’est pas possible de les obtenir directement d’elle en temps utile, ou
b) cette collecte est nécessaire pour s’assurer de l’exactitude des renseignements.

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Info IA Québec peut également recueillir des renseignements personnels de façon indirecte, notamment en utilisant Wix pour la conception de son site Web. Wix possède ses propres conditions d’utilisation et sa propre politique de confidentialité, qui peuvent être consultées pour plus de détails. Cette collecte indirecte peut être nécessaire pour accéder à certains services ou programmes, ou pour faire affaire avec Info IA Québec. Le cas échéant, Info IA Québec obtiendra le consentement au moment opportun.

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Contrôle de données

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Vous pouvez nous contacter à tout moment pour savoir quels renseignements nous détenons à votre sujet, pour corriger ou mettre à jour vos informations, ou pour nous faire part de toute préoccupation concernant l’utilisation que nous faisons de vos données.

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Info IA Québec ne peut utiliser les renseignements personnels d’un individu que pour les fins identifiées dans la présente politique, ou pour toute autre fin précisée au moment de la collecte. Si Info IA Québec souhaite utiliser ces renseignements à d’autres fins, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel doit être explicite dans le cas de renseignements personnels sensibles. Toutefois, dans certains cas prévus par la loi, Info IA Québec peut utiliser ces renseignements à des fins secondaires sans obtenir de consentement, notamment :

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• Lorsque cette utilisation est manifestement à l’avantage de la personne concernée ;

• Lorsqu’elle est nécessaire à la prévention ou à la détection de la fraude ;

• Lorsqu’elle est requise pour évaluer ou améliorer les mesures de protection et de sécurité.

 

Accès limité : Info IA Québec mettra en place des mesures pour limiter l’accès aux renseignements personnels uniquement aux personnes de son organisation ayant le droit de connaître ces informations et pour lesquelles cet accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Info IA Québec sollicitera le consentement de la personne concernée avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

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Communications de renseignements personnels

 

De façon générale, et sauf indication contraire dans la présente politique ou disposition spécifique prévue par la loi, Info IA Québec obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque ce consentement est requis et que les renseignements personnels sont sensibles, le consentement explicite de la personne concernée sera exigé avant toute communication. Cependant, la communication de renseignements personnels à des tiers peut parfois s’avérer nécessaire. Ainsi, des renseignements peuvent être transmis sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment :

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• Info IA Québec peut communiquer des renseignements personnels à un organisme public (comme un ministère ou un organisme gouvernemental) qui les recueille dans le cadre de l’exercice de ses pouvoirs ou de la mise en œuvre d’un programme sous sa responsabilité.

• Des renseignements personnels peuvent être transmis à des fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leur mandat, sans le consentement de la personne concernée. Cela peut inclure, par exemple, des organisateurs d’événements, des sous-traitants désignés pour mettre en œuvre certains programmes gérés par Info IA Québec, ou des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, Info IA Québec doit conclure avec ces fournisseurs des ententes écrites précisant les mesures à prendre pour assurer la confidentialité des renseignements transmis, l’utilisation exclusive de ces renseignements dans le cadre de l’exécution du contrat, et l’interdiction de les conserver après son échéance. Ces ententes doivent également prévoir que les fournisseurs avisent le responsable de la protection des renseignements personnels d’Info IA Québec (tel qu’indiqué dans la présente politique) en cas d’atteinte ou de tentative d’atteinte à leurs obligations de confidentialité, et qu’ils permettent à ce responsable de vérifier leur conformité.

• Si cela est nécessaire dans le cadre de la conclusion d’une transaction commerciale, Info IA Québec peut aussi communiquer des renseignements personnels, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie à la transaction, sous réserve des conditions prévues par la loi.

• Communication à l’extérieur du Québec : il est possible que certains renseignements personnels détenus par Info IA Québec soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple lorsque l’organisme utilise des services infonuagiques dont les serveurs sont situés à l’extérieur de la province, ou lorsqu’il fait affaire avec des sous-traitants établis hors Québec.

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Informations supplémentaires sur les technologies utilisées

 

Les témoins (« cookies ») sont des fichiers de données envoyés à l’ordinateur du visiteur par son navigateur Web lorsqu’il visite un site, et peuvent être utilisés à diverses fins. Les sites Web contrôlés par Info IA Québec utilisent des témoins notamment :

• Pour mémoriser les préférences et paramètres des visiteurs (comme la langue choisie) et permettre le suivi de la session en cours.

• À des fins statistiques, pour analyser le comportement des visiteurs, les contenus consultés et ainsi améliorer le site Web.

 

Les sites Web contrôlés par Info IA Québec utilisent les types de témoins suivants :

• Témoins de session : il s’agit de témoins temporaires stockés uniquement pendant la durée de la visite sur le site.

• Témoins persistants : ils sont conservés sur l’ordinateur jusqu’à leur expiration et sont récupérés lors de visites ultérieures.

 

Certains témoins peuvent être désactivés par défaut, et les visiteurs ont la possibilité d’activer ou non ces fonctions lors de leur navigation sur les sites d’Info IA Québec. Il est également possible d’activer ou de désactiver l’utilisation des témoins en modifiant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

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Google Analytics

 

Le site Web d’Info IA Québec peut utiliser Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site Web. Il utilise des témoins (cookies) pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs et les contenus consultés. Les informations recueillies par Google Analytics ne seront jamais partagées par Info IA Québec avec des tiers. Vous pouvez installer une extension de navigateur de désactivation pour désactiver Google Analytics si vous le souhaitez.

 

Conservation et destruction des renseignements personnels

 

À moins qu’une période de conservation minimale ne soit exigée par la loi ou la réglementation applicable, Info IA Québec ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels utilisés par Info IA Québec pour prendre une décision concernant une personne doivent être conservés pendant au moins un an suivant la décision en question, ou même pendant sept ans après la fin de l’année fiscale au cours de laquelle la décision a été prise si elle a des implications fiscales. Par exemple, dans le cas d’une cessation d’emploi.

À la fin de la période de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, Info IA Québec s’assurera de les détruire ou de les anonymiser (c’est-à-dire rendre les données irréversiblement non identifiables, de sorte qu’il ne soit plus possible d’établir un lien entre la personne et ses renseignements personnels), et ce, à des fins sérieuses et légitimes.

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La destruction des renseignements par Info IA Québec sera effectuée de manière sécuritaire afin d’assurer leur protection. Cette section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Info IA Québec concernant la conservation et la destruction des renseignements personnels, le cas échéant. Pour en savoir plus, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels désigné dans la présente politique.

 

Responsabilités d’Info IA Québec

 

De manière générale, Info IA Québec est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. La responsable de la protection des renseignements personnels est Natasha Tatta, créatrice d’Info IA Québec. Elle est généralement chargée de veiller au respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Elle doit approuver les politiques et les pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus précisément, elle est responsable de la mise en œuvre de la présente politique et s’assure qu’elle soit connue, comprise et appliquée.

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Les membres d’Info IA Québec qui ont accès à des renseignements personnels ou qui participent de quelque manière que ce soit à leur gestion doivent en assurer la protection et se conformer à cette politique. Les rôles et responsabilités des membres d’Info IA Québec tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés dans toute autre politique adoptée à cet effet, le cas échéant.

 

Securité des données

 

Info IA Québec s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Ces mesures de sécurité tiennent compte, entre autres, de la finalité, de la quantité, de la répartition, du support et de la sensibilité des renseignements concernés. Cela signifie que les renseignements jugés sensibles nécessitent des mesures de sécurité plus rigoureuses et une protection accrue. En particulier, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment au sujet de l’accès restreint aux renseignements personnels, Info IA Québec prend les mesures nécessaires pour limiter les droits d’utilisation de ses systèmes d’information, de manière à ce que seuls les membres qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions y aient accès.

 

Processus de traitement des plaintes

 

Toute personne souhaitant déposer une plainte concernant l’application de la présente politique ou, plus généralement, concernant la protection de ses renseignements personnels par Info IA Québec, doit le faire par écrit en s’adressant à la responsable de la protection des renseignements personnels d’Info IA Québec à l’adresse courriel indiquée dans la section « Approbation ».

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La personne plaignante devra fournir son nom, ses coordonnées, y compris un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de la plainte, avec suffisamment de détails pour permettre à Info IA Québec d’en évaluer le bien-fondé. Si la plainte est jugée insuffisamment précise, la responsable pourra demander toute information additionnelle jugée nécessaire pour en faire l’évaluation.

 

Traitement

 

Info IA Québec s’engage à traiter toutes les plaintes reçues de manière confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de toute information complémentaire jugée nécessaire par la responsable de la protection des renseignements personnels d’Info IA Québec pour en permettre le traitement, celle-ci procédera à l’évaluation de la plainte et transmettra une réponse écrite raisonnable par courriel à la personne plaignante. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Info IA Québec est conforme à la présente politique, aux autres politiques et pratiques en vigueur au sein de l’organisation, ainsi qu’aux lois et règlements applicables.

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Si la plainte ne peut être traitée dans ce délai, la personne plaignante doit être informée des raisons de l’extension, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable requis pour fournir une réponse définitive. Info IA Québec doit conserver un dossier distinct pour chaque plainte reçue. Chaque dossier comprend la plainte, l’analyse et la documentation ayant servi à son évaluation, ainsi que la réponse transmise à la personne plaignante.

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Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de tout autre organisme de surveillance de la vie privée chargé de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte. Toutefois, Info IA Québec invite toute personne concernée à contacter d’abord sa responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du traitement de la plainte par Info IA Québec.

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Approbation

 

Cette politique est approuvée par la responsable de la protection des renseignements personnels d’Info IA Québec, dont les coordonnées professionnelles sont les suivantes :

 

Natasha Tatta

625, rue Joncas

Laval, Quebec H7X 2R2

bonjour@infoiaquebec.com

Tél: 1 (514) 358-1378

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Pour toute demande, question ou commentaire concernant cette politique, veuillez communiquer avec la personne responsable par courriel.

 

Publication et modifications

 

La présente politique est publiée sur le site Web d’Info IA Québec, ainsi que sur tous les sites contrôlés et maintenus par Info IA Québec auxquels elle s’applique, en ce qui concerne les renseignements personnels qui y sont recueillis. Info IA Québec doit également procéder de la même manière pour toute modification apportée à la présente politique, laquelle doit également être portée à la connaissance des personnes concernées.

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Dernière mise à jour : 29 mai, 2025